W działalności każdej firmy bardzo istotną funkcję pełnią osoby, które są odpowiedzialne za administrowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi. Administracja kadrowa, która nie jest dobrze zorganizowana, może wprowadzić chaos na innych płaszczyznach firmy, co zazwyczaj skutkuje znacznym spadkiem efektywności pracy całego przedsiębiorstwa. Chcąc czynności administracyjne osobom zatrudnionym w takich działach, a także lepiej skoordynować ich pracę z innymi osobami zatrudnionymi na kierowniczych stanowiskach w firmie, co jest niezwykle istotne, warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania kadrami.
Administracja kadrowa, a nowoczesne oprogramowanie
Postęp informatyzacji gospodarki nie ominął żadnej jej dziedziny. Dzisiaj do zarządzania zasobami ludzkimi wykorzystuje się dedykowane do tego oprogramowanie, które niekiedy można znaleźć w wersjach darmowych, jeśli chodzi o niewielkie firmy i proste czynności, a także w wersjach całkowicie profesjonalnych. Wersje dla najbardziej wymagających profesjonalistów są dedykowane zarówno dla małych firm, jak i dla największych korporacji. Te ostatnie niekiedy decydują się na zamawianie oprogramowania wyprodukowanego specjalnie pod ich potrzeby do administrowania.
Ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania?
Znaczna część oprogramowania przeznaczona do administracji kadrowej jest dostępna na zasadzie wykupienia czasowej licencji. Jest to bardzo wygodna forma, zwłaszcza dla niewielkich firm, które nie chcą inwestować w bardzo zaawansowane oprogramowanie dedykowane właśnie dla nich lub w całe działy informatyczne. Wtedy wystarczy poszukać prostego programu, który jest dopasowane dla firm o określonej ilości zatrudnionych pracowników i skrojony na potrzeby danego klienta. Należy pamiętać, że często zainwestowanie w takie oprogramowanie wiąże się z ogromnymi oszczędnościami, które można poczynić na roboczogodzinie osób zatrudnionych przy codziennych czynnościach administracyjnych.
Kluczowe funkcje oprogramowania kadrowo-płacowego
Nowoczesne systemy HR oferują szeroki wachlarz funkcji, które automatyzują i usprawniają kluczowe procesy związane z zarządzaniem pracownikami. Do najważniejszych modułów i możliwości należą:
- Ewidencja danych pracowników: Prowadzenie elektronicznych akt osobowych, przechowywanie informacji o umowach, historii zatrudnienia, szkoleniach, badaniach lekarskich.
- Zarządzanie czasem pracy: Rejestracja godzin pracy, nadgodzin, dyżurów, obsługa różnych systemów czasu pracy, grafiki.
- Obsługa urlopów i nieobecności: Składanie i akceptacja wniosków urlopowych online, automatyczne naliczanie limitów urlopowych, ewidencja zwolnień lekarskich i innych absencji.
- Naliczanie wynagrodzeń (Payroll): Precyzyjne obliczanie pensji brutto/netto, składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy, obsługa potrąceń, dodatków, premii.
- Obsługa umów cywilnoprawnych: Ewidencja i rozliczanie umów zlecenia i o dzieło.
- Generowanie dokumentów: Automatyczne tworzenie umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń o zarobkach, deklaracji PIT, dokumentów ZUS.
- Raportowanie i analizy: Generowanie ustawowych raportów (np. do GUS, PFRON) oraz raportów wewnętrznych dotyczących np. kosztów wynagrodzeń, absencji, rotacji.
- Zgodność z przepisami: Systemy są na bieżąco aktualizowane pod kątem zmian w prawie pracy, przepisach podatkowych, ubezpieczeniach społecznych, RODO (GDPR), obsłudze PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych).
- Samoobsługa pracownicza (ESS): Portal dla pracowników umożliwiający m.in. wgląd w paski płacowe, składanie wniosków urlopowych, aktualizację danych.